ASSISTANT DE DIRECTION H/F

La mairie de Limours, 6750 habitants, membre de la Communauté de Communes du Pays de Limours, recrute une / un ASSISTANT(E) DE DIRECTION.

Temps de travail : Temps complet

Télétravail : Non

Management : Oui

Expérience souhaitée : Confirmé

Rémunération indicative : Rémunération indiciaire

Descriptif de l'emploi :

• L'assistant(e) travaille en étroite collaboration avec Madame le Maire et le Directeur Général des Services.
• Il ou elle devra apporter une aide permanente dans la mise en œuvre de l’organisation administrative, le suivi de l'agenda, les courriers, l'anticipation et la lisibilité des évènements de la ville.
• La prise en compte des outils de communication est nécessaire.

Missions / conditions d'exercice :

Activités :

• Garantit la qualité et l’efficacité de l’accueil téléphonique et physique du secrétariat du Maire : réception, filtrage et transmission des appels, accueil des administrés, des élus et des partenaires institutionnels
• Organise le temps professionnel de l'édile : gestion de l’agenda, planification des rendez-vous et déplacements, suivi des priorités avec rappel des informations importantes
• Préparation des dossiers nécessaires aux rendez-vous
• Lit et fait le suivi des courriers demandant une réponse du Maire
• Préparation des dossiers : constitution et mise à disposition des documents nécessaires pour chaque rendez-vous
• Effectue la réalisation, la mise en forme et le suivi de documents administratifs (prise de note, rédaction, frappe, diffusion et classement, compte-rendu, Power Point)
• Traite les GRC (gestion relation citoyen)
• S'assure et suit l'organisation des événements protocolaires (cérémonies), vœux du maire, les manifestations institutionnelles organisées
• Assure, en lien avec le Directeur Général des Services (et les chefs de services), le suivi des réponses aux courriers et aux mails sensibles
• Participe, sur le plan administratif, au suivi des dossiers structurants
• Rédige des courriers, des comptes-rendus et des réunions, des bilans
• Gère le calendrier des bureaux et conseils municipaux, ainsi que les ordres du jour
• Réalisation du magazine municipal
• Actualisation du site internet et des panneaux lumineux
• Réalisation d'affiches

Relations internes hiérarchiques :

• En lien direct avec l'autorité territoriale
• Avec le Directeur Général des Services
• Fonctionnelles avec les différents services de la mairie, les élus, les directeurs de service, avec l'ensemble des agents
• Relations externes avec les associations, les citoyens, les partenaires territoriaux et les entreprises

Profils recherchés :

Compétences et qualités requises :

• Réactif(ve) et savoir anticiper
• Compétences rédactionnelles et orthographiques
• Maîtrise des outils bureautiques
• Maîtrise des outils de communication dans le domaine graphique
• Qualités relationnelles aux autres
• Sens de l'organisation
• Rigueur et ponctualité
• Capacité d'écoute et de sérénité
• Confidentialité obligatoire

Compétences appréciées :

• Sens des responsabilités
• Plaisir du travail bien fait
• Connaissance du fonctionnement d'une collectivité
• Savoir être

Critères de performance du poste :

• Organisation
• Rigueur et précision
• Dynamisme et aptitude à la communication
• Sens du service public
• Réactivité
• Qualité d'écoute
• Disponibilité

Contraintes particulières :

• Présence nécessaire pour certaines manifestations sur jours fériés et week-end
• Grande disponibilité
• Réunion à l'extérieur

Recrutement ouvert aux contractuels

38H00 hebdomadaire. 25 jours de congés annuels. 18 RTT

Rémunération statutaire

Prime de fin d'année, régime indemnitaire

Participation prévoyance/maintien de salaire-mutuelle-actions sociales

Monétisation CET

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