ASSISTANT(E) ÉVÉNEMENTIEL

La commune de Janvry organise, en collaboration avec le comité des fêtes, un certain nombre d’évènements à rayonnement plus ou moins large en termes de public et recherche son assistant(e) évènementiel pour la gestion administrative et la coordination sur le terrain.

Événements récurrents :

• Le repas des bénévoles en janvier
• Le salon Vins et terroirs en mars
• La fête du village en juin,
• Le bar de la plage en juillet et août,
• Le marché de Noël, dernier WE de novembre et premier de décembre sur vendredi samedi dimanche
• etc. …

D’autres événements peuvent être organisés selon les années :

• Le spectacle du village
• Le salon des camélidés
• Janvoriaz, station de ski éphémère
• L’accueil d’évènements organisés par diverses associations

D’autres types de prestations sont proposées sur le village :

• Deux salles des fêtes en location,
• Deux gîtes communaux en location,
• Un parc animalier est ouvert au public et gratuit,
• La tournée de pain.

La communication de tous ces évènements est faite via un site internet, des livrets d’informations, des mailing listes, Facebook, des affiches, etc. …

Descriptif du poste à pourvoir :

5. Missions principales :

Gestion administrative et coordination des différents événements organisés par la commune tout au long de l'année, en collaboration avec les élus et le comité des fêtes.
 

Dans le cadre de ces missions et en étroite collaboration avec le comité des fêtes, vos principales activités sont :

• Organisation, suivi et gestion administrative complète des différentes manifestations et événements
• Assistance aux élus et à la secrétaire générale dans la gestion des plannings
• Assurer le suivi budgétaire et administratif de chaque manifestation, établir les différentes déclarations, gérer les commandes hebdomadaires, suivre les stocks
• Assurer le secrétariat (accueil téléphonique, email, réseaux sociaux, site internet, courriers...)
• Collecter les informations, tenir à jour les différentes listes de diffusion, assurer la communication via différents outils (site internet, mailing listes, livrets d’informations, affiches)
• Rechercher des partenariats, des subventions
• Maîtriser et respecter les procédures administratives, techniques et logistiques liées aux différents évènements
• Tenir à jour/rédiger les différents process, organiser des retours d’expériences après chaque événement afin de faire progresser l’organisation, la communication et les bonnes pratiques
• Assurer la coordination sur le terrain avec les artistes, les intervenants et les équipes bénévoles sur les événements
• Accueillir les participants, les prestataires extérieurs et le public
• Veiller à l'application des différentes règles dans les salles occupées par le public
• Gérer des dysfonctionnements éventuels
• Disponibilités sur les évènements culturels le week-end

5. Missions secondaires :

• Information aux usagers sur les différents évènements et manifestations
• Gestion des réservations des salles communales
• Gestion des réservations des gîtes communaux
• Gestion administrative du parc animalier et information aux usagers
• Assistance administrative à la secrétaire générale dans les missions de montage et de suivi de dossiers de subvention
• Participation à la vie du service administratif, polyvalence et continuité de service public lors des périodes de congés.

Profil recherché :

• Poste ouvert aux titulaires ou contractuels
• Permis B
• Maîtrise de l'outil informatique type pack office, réseaux et systèmes de communication
• Idéalement, connaissance des procédures administratives, techniques et logistiques liées aux manifestations
• Sens du service public
• Aisance rédactionnelle, autonomie, rigueur et organisation
• Conscience et ambition professionnelle
• Gestion des priorités
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Qualités relationnelles et sens de l’accueil
• Devoir de réserve et discrétion professionnelle
• Facilité à rendre compte, communication ouverte et franche, remontée des problèmes et situations particulières
• Être force de proposition
• Goût pour l’absence de routine
• Un véritable esprit d’équipe
• Une exigence qualité alliée à une aptitude à s’adapter et aller toujours de l’avant
• S’approprier et partager sincèrement et authentiquement les valeurs de Janvry

Poste à pourvoir : dès que possible

Temps de travail : Temps complet, emploi permanent

Horaires indicatifs du lundi, mardi, jeudi et vendredi : 8H30-12H00 / 13H30-17H30

Mercredi 8H30-12H00

Disponibilités sur les évènements culturels le week-end

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